การแลกนามบัตรของชาวญี่ปุ่น

การแลกนามบัตรของชาวญี่ปุ่น

 

ในทุกๆ ประเทศนั้นมีความแตกต่างทางวัฒนธรรม ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเรียนรู้เกี่ยวกับวัฒนธรรมในการติดต่อสื่อสารกับชาวต่างชาติของแต่ละประเทศนั้นๆ ว่าเป็นอย่างไร เพื่อสร้างความประทับใจ และเพื่อให้การติดต่อทางธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่น มีความเหมาะสม และดูเป็นมืออาชีพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับชาวญี่ปุ่น

 

‘ นามบัตรหรือเมชิ「名刺」’  เป็นสิ่งสำคัญในการติดต่อกับชาวญี่ปุ่น โดยในนามบัตรควรมีข้อมูลทั้งภาษาอังกฤษ และภาษาญี่ปุ่น สำหรับมารยาทในการพบกันครั้งแรก จะเริ่มต้นด้วยการแนะนำตัว แล้วจึงแลกเปลี่ยนนามบัตร ทั้งนี้ เราสามารถรับ-ส่งนามบัตรด้วยมือข้างเดียวหรือทั้งสองข้างก็ได้ โดยระดับและลำดับก็จะแตกต่างกันไปด้วย ชาวญี่ปุ่นเป็นชนชาติที่ใส่ใจเรื่องวัฒนธรรม การเคารพในเรื่องรายละเอียดเป็นอย่างมาก แม้แต่เรื่องเล็กน้อยอย่างการให้ และการรับนามบัตร ชาวญี่ปุ่นมองว่าเป็นเหมือนพิธีศักดิ์สิทธิ์ หากทำผิดพลาดก็อาจถือได้ว่าเป็นการเสียมารยาทอย่างรุนแรง ดังนั้นจึงควรระมัดระวังให้ดี

 

นามบัตรเป็นเสมือนหน้าตาของบริษัท หรือเป็นเสมือนตัวแทนในการบ่งบอกถึงตัวตนว่ามีฐานะตำแหน่งใด มีประสิทธิภาพมากน้อยแค่ไหน ซึ่งชาวญี่ปุ่นมักจะพกนามบัตรติดตัวไว้อยู่เสมอ หากไปพบปะกับคู่ค้า นักธุรกิจ หรือผู้ติดต่อใหม่ๆก็จะมีการแลกเปลี่ยนนามบัตรกัน เพื่อเป็นการสร้าง First Impression ให้กับอีกฝ่ายอีกด้วย การปฏิบัติตนที่ถูกต้องก็จะทำให้คู่ค้า ลูกค้าหรือนักธุรกิจเกิดความประทับใจ นับได้ว่าเป็นก้าวแรกของการได้รู้จักหรือพบปะพูดคุยที่จะช่วยสร้างโอกาสในการต่อยอดทางธุรกิจได้ ซึ่งมีความสำคัญเป็นอย่างมาก

 

พื้นฐานในการแลกเปลี่ยนนามบัตรที่ถูกต้อง มีดังต่อไปนี้

---

• เตรียมนามบัตรให้ตรงกับจำนวนของอีกฝ่าย ในกรณีฝ่ายที่เราจะเข้าพบมีหลายคน ก็ควรจะหยิบเตรียมไว้ในมือก่อนสักประมาณ 5 ใบเป็นอย่างน้อย
• ยืนขึ้นหันหน้าไปทางฝ่ายตรงข้าม เตรียมซองสำหรับใส่นามบัตร
• ผู้ที่มีตำแหน่งสูงกว่าเป็นฝ่ายที่ยื่นนามบัตรก่อน เช่น ผู้ไปเยี่ยมเยียนยื่นนามบัตรก่อนเจ้าบ้าน เป็นต้น
• หยิบนามบัตรโดยหันชื่อออกให้ฝ่ายตรงข้าม เพื่อให้สามารถอ่านข้อมูลของเราได้ ระวังอย่าให้นิ้วของเราไปทับตัวหนังสือในนามบัตร
• หากยื่นทีละฝ่าย การรับนามบัตรที่ถูกต้องนั้นจะต้องไม่ใช้เพียงนิ้วคีบหรือหนีบนามบัตร แต่จะต้องใช้มือทั้งสองข้างรับนามบัตรนั้นอย่างอ่อนน้อม แต่ถ้าหากยื่นและรับนามบัตรพร้อมกัน ให้ยื่นนามบัตรของตนเองด้วยมือขวา และรับนามบัตรของฝ่ายตรงข้ามด้วยมือซ้าย โดยส่วนใหญ่ ทั้งสองฝ่ายจะมีกระเป๋าใส่นามบัตรติดตัวอยู่แล้ว เมื่อยื่นนามบัตรออกไปก็สามารถยื่นไปวางบนกระเป๋านามบัตรของฝ่ายตรงข้าม ในทางกลับกัน ฝ่ายตรงข้ามก็จะยื่นนามบัตรมาวางไว้ที่กระเป๋านามบัตรทางด้านซ้ายของเราเช่นกัน
• เมื่อรับนามบัตรมาแล้ว ไม่ควรเก็บนามบัตรของฝ่ายตรงข้ามโดยทันที ให้บรรจงอ่านก่อนจึงค่อยเก็บ และควรจะแน่ใจว่าเราอ่านชื่อของฝ่ายตรงข้ามถูกต้อง หากชื่อภาษาญี่ปุ่นของอีกฝ่ายอ่านยากจนเกินไป สามารถถามผู้ที่ให้นามบัตรได้ ในกรณีที่ไม่มีคำอ่าน (ถ้าเป็นชื่อที่มีเสียงอ่านพิเศษหรือจำยาก เมื่อออกไปนอกห้องแล้ว ให้เอาดินสอเขียนคำอ่านกำกับไว้บนนามบัตรด้วย)
• หากนั่งคุยงานกันต่อ ควรเรียงนามบัตรของฝ่ายตรงข้ามไว้บนซองหรือบนโต๊ะก่อน โดยไม่จำเป็นต้องวางไว้ตลอด อาจวางไว้สักระยะหนึ่งค่อยเก็บ เพราะหากวางไว้นาน ฝ่ายตรงข้ามอาจคิดว่าเรายังจำชื่อเขาไม่ได้
• ห้ามเขียน หรือจดโน้ตลงบนนามบัตรของฝ่ายตรงข้าม เว้นแต่ต้องเขียนบางอย่างทีเกี่ยวกับเจ้าของนามบัตรลงไป แต่ต้องขออนุญาตก่อนเขียนเสมอ

เห็นได้ว่านอกจากมารยาทในการแลกนามบัตรแล้ว การวางหรือการเก็บนามบัตรที่ได้รับมาแล้วก็มีข้อควรระวังเหมือนกัน ดังนั้นควรให้ความสำคัญและความเอาใจใส่อยู่เสมอ

 

ในปัจจุบันนามบัตรมีการพัฒนามากขึ้น โดยนำเข้าไปสู่ระบบออนไลน์เพื่อให้ทันสมัยต่อโลกปัจจุบัน เช่น การเอาลงระบบ cloud ซึ่งทำให้การแลกนามบัตรนั้นง่ายขึ้น อีกทั้งยังสามารถตรวจสอบได้ด้วยว่าใครแลกกับใครไปแล้วบ้าง โดยจะมีการบันทึกลงฐานข้อมูล ซึ่งทำให้สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเล็กน้อยหรือเรื่องใหญ่โตเพียงใดก็ตาม ถึงแม้ว่าจะเป็นกระดาษเพียงแค่แผ่นเดียว แต่ก็ถือได้ว่ามีบทบาทที่มีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งในการติดต่อประสานงาน หรือแม้แต่กระทั่งการนัดหมายพบปะพูดคุยกัน