งานเลขา ยากไหม? ต้องมีสกิลอะไรบ้าง?

ในโลกของการทำธุรกิจ ในหลายบริษัทหรือองค์กรล้วนจำเป็นต้องมี ตำแหน่งงานเลขานุการ เนื่องจากตำแหน่งนี้มีบทบาทสำคัญในการประสานทำงานของบริษัทให้มีความราบรื่น ถือเป็นหน้าที่ที่ต้องมีสกิลติดตัวรอบด้าน ไม่ว่าจะเป็นทักษะการบริหารจัดการที่มีความสำคัญเป็นอย่างมาก ทักษะการสื่อสาร นอกจากนั้นยังมีทักษะสำคัญอีกหลายอย่างที่จะช่วยให้การทำงานเลขา มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดย งานเลขา อาจมีความยากง่ายขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย เช่น ลักษณะขององค์กร ความเชี่ยวชาญของเราเอง เป็นต้น ซึ่งในบทความนี้ FDI Recruitment จะพาทุกคนที่อยากทำงานเลขา มาหาคำตอบว่าการทำงานเลขา ยากไหม? ต้องมีสกิลอะไรบ้าง? ถ้าอยากทราบแล้วเรามาดูไปพร้อมกันเลยค่ะ

1.ทักษะการสร้างมนุษยสัมพันธ์

งานเลขา คือตำแหน่งที่เป็นเสมือนที่ติดต่อแรกสำหรับลูกค้า ตัวแทนองค์กร เพื่อนร่วมงานในบริษัท ฯลฯ เพื่อประสานงานไปยังผู้บริหาร หรือหัวหน้าแผนกต่าง ๆ ดังนั้นการที่ต้องพบปะพูดคุยกับผู้คนอยู่ตลอดเวลา ดังนั้นการมีทักษะด้านการสร้างมนุษยสัมพันธ์ที่แข็งแกร่ง จะช่วยให้การประสานงานร่วมกับผู้อื่นมีความง่าย และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

2.ทักษะการจัดการบริหารงาน

งานเลขา มีหน้าที่ในการรับผิดชอบการจัดการงานต่าง ๆ พร้อมกัน ภายใต้ระยะเวลาการทำงานที่จำกัดในบางครั้ง ดังนั้นการมีทักษะการจัดการบริหารงาน ช่วยลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาด ส่งงานช้า หรือเกิดความเข้าใจในเนื้องานคาดเลื่อนระหว่างทีม ซึ่งเลขานุการควรจะสามารถจัดลำดับความสำคัญของงาน มอบหมายความรับผิดชอบเมื่อจำเป็น และรับประกันว่าโครงการที่ได้รับมอบหมายจะแล้วเสร็จตรงตามเวลา

3.ทักษะการนำเสนองานอย่างมืออาชีพ

เลขานุการส่วนใหญ่ไม่ใช่แค่มีน่าที่จดการประชุมเท่านั้น แต่มักได้ทำหน้าที่เป็นตัวแทนขององค์กรด้วย ไม่ว่าจะเป็นการนำเสนอแผนงานต่าง ๆ ต่อหน้าหรือทางโทรศัพท์ก็ตาม ดังนั้นความสำคัญในการนำเสนองานอย่างมืออาชีพนั้น จะช่วยสร้างความประทับใจอย่างที่สุด ให้กับลูกค้า หรือผู้เข้าฟังการประชุมในครั้งนั้น ๆ ซึ่งการมีทักษะการนำเสนองานอย่างมีอาชีพ ถือเป็นสิ่งสะท้อนให้เห็นภาพลักษณ์เชิงบวกต่อองค์กรโดยรวมอีกด้วย

4.ทักษะด้านการรักษาความลับ

งานเลขานุการ กับการรักษาความลับมีความสำคัญเป็นอย่างมาก เนื่องจากงานเลขา จะเป็นผู้จัดการข้อมูลที่สำคัญจากหัวหน้างาน หรือข้อมูลที่ยังเป็นความลับอยู่ เช่น บันทึกทางการเงิน รายละเอียดพนักงาน และเอกสารลับ ดังนั้นตำแหน่งเลขานุการจำเป็นต้องมีความเป็นมืออาชีพเมื่อได้รับมอบหมายงานต่าง ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลเหล่านั้นจะมีความปลอดภัยและเป็นความลับเมื่อยังไม่ถึงเวลาเปิดเผย

5.ทักษะการแก้ปัญหา และการตัดสินใจ

งานเลขามักจะอยู่ในสถานการณ์ที่ต้องอาศัยการคิดอย่างรวดเร็วและความสามารถในการแก้ปัญหา การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพช่วยให้เลขานุการสามารถรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์สถานการณ์ และเสนอแนวทางแก้ไขที่เหมาะสม ซึ่งการตัดสินใจอย่างรอบคอบและถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญในการบริหารงานและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น

6.ทักษะการปรับตัว

นอกจากนี้งานเลขา ควรเป็นตำแหน่งที่มีความสามารถในการปรับตัวและความยืดหยุ่นต่อสถานการณ์ที่ต้องเผชิญในทุกวันอีกด้วย เนื่องจากจำเป็นต้องมีการติดต่อกับหลายฝ่าย ดูแลและประสานงานเรื่องต่าง ๆ ดังนั้นการที่เราต้องเจอผู้คนมากมาย แต่ละคนจะมีความยากง่ายในการดีลงาน ซึ่งหากเราสามารถปรับตัวและมีความยืดหยุ่นสูงจะช่วยให้การทำงานเป็นไปได้อย่างราบลื่นมากขึ้นเลยทีเดียว

7.ทักษะด้านการสื่อสาร

อีกกนึ่งทักษะที่สำคัญมากในตำแหน่งเลขา คือ ทักษะในการติดต่อสื่อสาร เนื่องจากการสื่อสารที่ดีเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างความเข้าใจร่วมกันระหว่างผู้ประสานงาน ลูกค้าหรือบริษัทที่เข้ามาติดต่องานในองค์กร เพื่อให้การทำงานดำเนินไปได้อย่างเข้าใจตรงกันและช่วยลดข้อผิดพลาดได้ดี

8.ความสามารถในการเรียนรู้

ทักษะนี้ถือว่าเป็นประโยชน์ต่อการทำงานตำแหน่งเลขาเป็นอย่างมากเพราะ เพราะเลขาต้องสามารถดูแลให้ได้แทบทุกเรื่อง ดังนั้นหากเรามีความสมารถในการเรียนรู้ หรือมีความรู้รอบตัวดี ก็จะสามารถช่วยในเรามีความโดดเด่นในสายงานมากเลยทีเดียว เนื่องจากเราจะเข้าใจ ติดต่อประสานงานเรื่องต่าง ๆ กับทุกคนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นนั่นเอง

งานเลขาจำเป็นต้องใช้ทักษะที่หลากหลาย ตั้งแต่การสร้างความสัมพันธ์ที่ดี การจัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพ การเป็นตัวแทนอย่างมืออาชีพ การรักษาความลับ การแก้ปัญหาความ รวมไปถึงความสามารถในการปรับตัว ดังนั้นเลขานุการที่มีความมุ่งมั่น ตั้งใจพัฒนาทักษะในตำแหน่งงานจะช่วยให้ประสบความสำเร็จในอาชีพนี้ได้มากขึ้นได้เป็นอย่างดี

FDI Recruitment

 Line@ : @jobfdi
 Phone : 02 626 5999
 E-mail : infojob@fdirecruit.co.th
 www.fdirecruit.co.th